Som tidligere annonceret afholdes der medlemsmøde om planlægning mv. af “Makrelfestival 2018” tirsdag d. 3. april kl. 19.00 i klubhuset.
Makrelfestivalen afholdes d. 17. – 19. aug. på Odden Havn.
Vi håber, at I vil være med til “at give en hånd med” omkring planlægning af festivalen, så mød op til medlemsmødet d. 3. april.
Nedenfor er oplistet de opgaver der skal løses ifm. planlægning af festivalen.
Skulle du være forhindret i at møde op på tirsdag, men gerne vil give en hånd med, så kontakt bestyrelsen på mail adressen osf@o-s-f.dk
/Bestyrelsen
OPGAVE: Annoncering, markedsføring, information og kommunikation
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Hvordan annoncerer og markedsfører vi Makrelfestival/DM i Makrel 2018 bredest mulig. Er det muligt at få omtale i den lokale presse, Sportsfiskeren, Fisk & Fri, Fiskeavisen osv.? Foldere og plakater, www.Makrelfestival.dk, Facebook gruppen Makrelfestival
OPGAVE: WEB baseret tilmelding og betaling
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Hjemmesiden Makrelfestival.dk skal tilrettes til Makrelfestival 2018, under hensyntagen til opgaven ”annoncering, markedsføring, information og kommunikation”. Tilmelding og betaling skal ske via Makrelfestival.dk. Det skal det være muligt at tilmelde sig som enkeltperson (senior/junior) og team. Herudover skal det være muligt at bestille og betale morgenmad, frokost, middag og plads på kutter. Samtidig gives information om at overnatningsmuligheder kan ske via hjemmesiden/app VisitOdsherred. Der arbejdes ud fra en tilknyttet betalingsmulighed via Billetxpressen.dk
OPGAVE: Konkurrenceregler for konkurrencen DM i Makrelfiskeri
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Nuværende regler granskes og revideres med henblik på eventuelle ændringer.
OPGAVE: Indvejning og infoplads
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Hvordan gennemføres indvejning mest rationel og sikkert. Visning af vægt for indvejede fisk på skærm. Oprettelse af infoområde.
OPGAVE: Sponsorer og præmier
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Træffe aftaler med sponsorer omkring præmier og sponsorvilkår, herunder sponsorernes ”synlighed” og husning af sponsorerne i eget telt, el. lignende.
OPGAVE: Aftale med lokale forretningsdrivende om levering og servering af forplejning og udskænkning af drikkevarer (udskænkning af drikkevarer evt. i OSF regi)
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: ”Udlicitering” af opgaven til de lokale forretningsdrivende, og sikre sammenhæng til bestilling til via www.Makrelfestival.dk. De lokale forretningsdrivende må gerne inddrage lokale foreninger til løsning af serverings- og afrydningsopgaven. Aftale priser og men umuligheder.
OPGAVE: Aftale(r) med kutter(e)
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Der skal laves aftale om mulighed for fiskeri fra kutter(e), og en styring af deltagerantal, betalingsbetingelser og tider.
OPGAVE: Udfærdigelse af budget og regnskab
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Opgaven varetages af bestyrelsen
OPGAVE: Dokumentation for planlægning og afvikling
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: Såvel planlægningen som afvikling skal dokumenteres skriftligt, således dette kan danne grundlag for kommende års festivaler. Herunder hører også evaluering. Opgaven varetages af bestyrelsen.
OPGAVE: Nødvendige lokaliteter mv. der kan danne base for konkurrence, ophold og fællesskab.
BESKRIVELSE AF OPGAVEN: I samarbejde med Odden havn at sørge for nødvendige lokaliteter, og placering af disse, for afvikling af festivalen, herunder reservation og brug af auktionshallen, telte, toiletforhold, parkering (bil/bådtrailer). Ved telte hensyntagen til tøjring i tilfælde af blæst. Opgaven skal koordineres ift. opgave omkring forplejning, sponsorer, info område, indvejning mv.
Der skal indtænkes borde/bænke.
Brug af slæbested, kajplads til kutter(e) og småbåde.